Envoyer un e-mail ou planifier une réunion?

Dernière mise à jour : 9 juin 2021

Si vous n'avez jamais quitté une réunion en pensant "cela aurait pu être un e-mail", estimez-vous heureux.se!


Alors que certains favorisent les échanges en personne (virtuels), d'autres préfèrent les courriels rapides, clairs et concis.Naturellement, chaque situation est unique et vous ne pouvez tout simplement pas plaire à tout le monde.

L'objectif est de trouver un bon équilibre où les employés et les partenaires commerciaux reconnaissent la valeur de toutes les communications.


Les conseils suivants peuvent vous aider à optimiser la durée de votre réunion ou peut-être l'éviter en ayant recours à un moyen de communication plus efficace.


  • Tirez le meilleur parti de vos fonctionnalités de messagerie


Si, comme beaucoup d'entreprises, vous utilisez Outlook, commencez à utiliser les boutons de vote!

Ils constituent un moyen simple et efficace d’obtenir des réponses à des questions fermées. Le système fourni des réponses génériques mais vous êtes aussi en mesure de les personnaliser à votre guise.


Utilisez plusieurs boutons de vote dans un même e-mail et vous suivez vos résultats en temps réel.


  • Sondages


Les sondages ne doivent pas se limiter aux études de satisfaction des employés ou des clients. Si vous recherchez des réponses ou des opinions concernant des cas plus complexes ou des questions plus ouvertes, envoyez un sondage aux membres concernés de votre organisation.


Les réponses fournies vous aideront certainement à mieux vous préparer à une réunion et à aborder les sujets par ordre de priorité.


  • Passez un appel téléphonique

Le clavardage est idéal pour une faire un point rapide, mais lorsque vous envoyez des messages sans fin, un appel peut être la meilleure solution.


Nous ne prenons plus la peine de «décrocher le téléphone» pour communiquer et nous devrions recommencer à le faire.


Un coup de fil vous permettra de vous évader de votre écran et de discuter agréablement d'un sujet donné.


  • Maîtrisez la gestion de planification des réunions

Dans de nombreux cas, une réunion physique ou virtuelle est la manière la plus logique et efficace de procéder.

Un sujet sensible, un déploiement qui aura un impact direct sur les participants, ou la nécessité d'un retour immédiat sont autant de raisons pour lesquelles une réunion est le moyen de communication le mieux adapté.


La gestion des réunions commence par la planification d'une durée appropriée au(x) le sujet(s), l'envoi de lignes directrices claires et d'un ordre du jour comprenant les sujets à aborder et le temps alloué.

Tout au long de la réunion, assurez-vous que l'ordre du jour soit respecté et à l'envoi des notes ou du compte-rendu, détaillez les étapes suivantes, le cas échéant.


Si les options ci-dessus permettent une utilisation plus efficiente et efficace de notre temps, nous ne pouvons jamais sous-estimer l'impact qu'un échange social de qualité ou des plaisanteries pourraient avoir sur notre journée ou notre humeur et par conséquent sur l'esprit d'équipe.


Trouver un équilibre entre les différents moyens de communication est un élément essentiel du succès de votre entreprise.

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